Fases del proceso de negociación: la planificación

La negociación es un proceso mediante el cual las partes intentan llegar a un acuerdo satisfactorio, para resolver un determinado conflicto o intereses contrapuestos. Uno de los principios fundamentales que hay que tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una negociación, es que ésta no puede estar dominada por la improvisación. El proceso de negociación se va a desarrollar a lo largo de dos grandes fases: una primera fase de planificación, donde deberemos definir nuestra estrategia, así como conocer los intereses que hay en juego; y una segunda fase de interacción o ejecución, donde vamos a desarrollar la negociación propiamente dicha, según lo planificado. Ahora nos vamos a centrar en la primera de ellas, sobre todo desde el punto de vista de la obtención de información.

El proceso de negociación: la importancia de una buena planificación

Planifica la negociación y garantiza un acuerdo eficaz

La planificación como primera fase del proceso de negociación, se caracteriza por ser una fase fundamentalmente informativa. En ella, las partes van a elaborar una estrategia que va a ser definitiva a la hora de llevar a cabo con éxito la segunda fase del proceso de negociación, esto es, la interacción o ejecución.

En cuanto a la primera fase, hemos de tener en cuenta una serie de consideraciones. En primer lugar, hemos de tener presente que nuestro principal objetivo (así como el de la otra parte) es la de llegar a un acuerdo eficaz. Un acuerdo eficaz es aquel que mejor distribuye los beneficios entre las partes, y mejor representa nuestros intereses. Por lo que la primera cuestión a tener en cuenta en la elaboración de nuestra estrategia o plan, debe ser precisamente, la elaboración de una lista con nuestros intereses.

Antes de entrar a conocer los intereses de la otra parte, hemos de conocer bien cuáles son los nuestros, y hacernos una serie de preguntas. ¿Hasta dónde podemos llegar? ¿Cuáles son los límites mínimos o máximos en los cuáles podemos garantizar el cumplimiento del pacto? ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar? Éstas y otras preguntas, nos van a permitir definir mejor nuestros intereses, y nos van a ayudar a elaborar nuestra estrategia.

Conocer los intereses de las partes: la importancia de la información en el proceso de negociación.

Una vez tengamos claros cuáles son nuestros intereses y hasta dónde estamos dispuestos a llegar, esto es, nuestros límites, es necesario conocer los intereses de la otra parte. Partimos de la base que es preferible una negociación colaborativa a una negociación posicional (cuya diferencia se explica en una entrada anterior) ya que aquélla nos permite integrar mejor los intereses de las partes y distribuir mejor los beneficios en un acuerdo.

Por lo tanto, hemos de conocer cuáles son las motivaciones que llevan a la otra parte a negociar con nosotros. Para ello, nos puede ayudar el responder a una serie de cuestiones, tales como: ¿Qué le podemos ofrecer a la otra parte? ¿Cuáles son sus intereses? ¿Hasta dónde está dispuesta a llegar la otra parte, sus límites? Son preguntas que resaltan la importancia de la información en el proceso de negociación.

¿Dónde obtenemos esa información? Podemos distinguir básicamente dos fuentes, una subjetiva y otra objetiva. La primera, llamada subjetiva porque depende de valores personales, la obtendremos directamente de la otra parte. ¿Cuánto quieres por ese local? ¿Por qué quieres comprar una determinada maquinaria? Se trata de saber cuáles son los intereses de la otra parte. La segunda gran fuente de información en un proceso de negociación, la obtendremos de índices o valores objetivos, como por ejemplo el valor del mercado, y nos permitirá hacernos una idea sobre los precios o límites en los que nos debemos mover.

Planificación y estrategia: ¿Qué hacer con la información?

Una vez hayamos obtenido toda la información que consideremos necesaria, lo que tenemos que hacer es contrastarla y ordenarla, de acuerdo a la planificación y a la estrategia, que inspiran el proceso de negociación. Esto lo haremos en dos grandes pasos. En primer lugar, ordenaremos la información obtenida contraponiéndola con nuestros intereses.

En toda negociación, sobre todo la que tiene en cuenta como uno de sus objetivos principales el mantenimiento de una relación preexistente, es posible que existan intereses comunes entre las partes que subyacen durante el proceso de negociación, y que nos pueden facilitar la eficacia de un determinado acuerdo.

Por ejemplo, si lo que se negocia es un contrato de arrendamiento de una vivienda, una de los intereses subyacentes y comunes de las partes, además del precio (que suele ser uno de los intereses principales) es que el contrato se prolongue durante un cierto tiempo. Por ejemplo, a nosotros como alquilados, nos interesa quedarnos en una determinada zona durante unos años, porque somos estudiantes universitarios que acaban de iniciar una carrera de cuatro años. Y al arrendador le puede interesar que su vivienda esté ocupada durante un periodo largo de tiempo, para garantizar una fuente de ingresos regular. Como ambas partes queremos que el acuerdo sea duradero, es muy posible que obtengamos ciertas concesiones a la hora de definir el precio. Un alquiler barato a cambio de unos ingresos regulares.

En segundo lugar, hemos de contrastar la información subjetiva con la objetiva. Básicamente consistirá en buscar fuentes o valores objetivos, para utilizarlas a nuestro favor. Por ejemplo, si el valor de mercado me dice que un determinado producto vale 100, pero el vendedor quiere que yo se lo compre por 120, tendremos un argumento sólido para intentar una rebaja en el precio. O si por el contrario, tenemos un producto que vale 100, pero el vendedor cree que vale 80, podíamos utilizarlo a nuestro favor para lanzar un primer lazo de acuerdo.

Esta operación de contrastar y ordenar la información, puede sernos muy útil para obtener un acuerdo eficaz, y nos puede ayudar a definir cuál va a ser el momento oportuno de lanzar una oferta. Por ejemplo, si nos hemos propuesto como límite, que no pagaremos más de 100, no lo anunciaremos desde un principio, ya que es muy posible, que tras contrastar la información obtenida, descubramos que la otra parte está dispuesta a vender por 60, o que el valor de mercado fija un límite de 80. Por supuesto podremos rebasar esos límites de 60 u 80; pero al hacerlo estamos sacrificando beneficios.

Objetivo de la planificación en el proceso de negociación

En conclusión, el objetivo de la planificación en el proceso de negociación, es la obtención del mayor volumen de información posible, porque eso me permitirá llevar a cabo una mejor estrategia y contemplar varias alternativas, de cara a conseguir un acuerdo lo más satisfactorio posible, teniendo en cuenta los intereses en juego de las partes.

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